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Cumplimiento como a foundation
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En Flexado, creemos que es importante saber quiénes son nuestros clientes y cuáles son sus motivaciones para contratar una dirección comercial. Además, el cumplimiento de la legislación local es esencial. Sabemos por experiencia que el cumplimiento puede ser un proceso largo y complicado. Por ello, nos esforzamos al máximo para que todo el proceso sea lo más sencillo y amigable posible para todas las partes implicadas. Combinando más de 15 años de experiencia con los últimos avances tecnológicos y colaborando con socios líderes de distintos sectores, hemos conseguido automatizar por completo este proceso. Garantizamos un expediente completo y siempre actualizado de una forma que nunca ha sido tan fácil.
Dado que Flexado media en el sector inmobiliario y procesa las transacciones resultantes, Flexado está sujeto a la legislación contra el blanqueo de capitales.
En Holanda, se trata de la WWFT (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) e internacionalmente, esta legislación se denomina AML (Antiblanqueo de Capitales).
Es una ley destinada a prevenir el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo. Las empresas cubiertas por esta legislación deben tomar medidas para evitar estas prácticas y deben cumplir las obligaciones impuestas por la ley. Entre ellas se incluyen la diligencia debida con el cliente y la notificación de transacciones inusuales. El incumplimiento de la legislación puede acarrear sanciones, multas o incluso cargos penales.
La legislación contra el blanqueo de capitales se aplica en todo el mundo y a menudo se aplica junto con las directrices «Conoce a tu cliente» (KYC) y «Conoce tu negocio» (KYB).
Cumplimiento &
entrega de documentos
1. Encuesta a los clientes
Las empresas deben aplicar procedimientos de identificación y verificación para establecer la identidad de sus clientes. Esto incluye recopilar información sobre la naturaleza y el propósito de la relación comercial, supervisar y evaluar los riesgos de la transacción.
Cómo lo afrontamos?
El primer paso en la búsqueda de clientes es KYB. Esto implica recopilar información sobre la dirección de la empresa, la forma jurídica, el número de registro de la empresa, los accionistas, los directores, las actividades empresariales y otros datos relevantes. Al conocer más de 180 registros mercantiles con más de 200 millones de empresas, mapeamos fácil y rápidamente la estructura empresarial.
A partir de los datos resultantes, se determinan los individuos que deben ser investigados. La comprobación KYC. Los requisitos CSC pueden variar de un país a otro, pero en general debe solicitarse la siguiente información:
Nombre y apellidosDatos de la direcciónDocumentos de identificaciónVerificación de los documentos de identificaciónSe utilizan algoritmos biométricos avanzados para verificar que los documentos entregados son auténticos y válidos y que la persona en cuestión es también la que figura en el documento. La verificación de identidad basada en IA es revisada por revisores expertos, que controlan todas las verificaciones de identidad automatizadas y eliminan posibles errores del sistema, intentos de fraude o fallos. Todos los sistemas y procesos utilizados para ello cuentan con las certificaciones ISO 27001, ISO 27017 e ISO 27018. Esto garantiza la calidad del proceso y la protección de la privacidad de nuestros clientes.
2. Deber de informar
Las empresas están obligadas a informar de las operaciones inusuales a la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF). Se trata de transacciones que se sospecha que pueden estar relacionadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo.
Cómo lo afrontamos?
Una transacción inusual es una transacción que se desvía del patrón de pago normal de un cliente y se sospecha que está relacionada con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo. Cuando se detecte una transacción de este tipo, se comunicará a la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF) de Holanda. La UIF evalúa si existen sospechas de blanqueo de capitales o financiación del terrorismo y puede transmitir esta información a los organismos de investigación.
3. Procedimientos y controles internos
Las empresas deben disponer de procedimientos y controles internos eficaces para garantizar un cumplimiento adecuado. Esto incluye nombrar un responsable, formar al personal y establecer procedimientos y controles.
Cómo lo afrontamos?
Para garantizar la integridad y calidad de los procesos judiciales, Flexado se basa en una serie de aspectos y principios clave.
Legal8
A partir de los datos resultantes, se determinan los individuos que deben ser investigados. La comprobación KYC. Los requisitos CSC pueden variar de un país a otro, pero en general debe solicitarse la siguiente información:
Formación
Para garantizar que los conocimientos estén siempre actualizados, se asiste anualmente a varios cursos de formación (organizados por Legal8). Al exigir a todo el equipo de Flexado que asista a estos cursos de formación, nos aseguramos una amplia comprensión de la legislación (inter)nacional y podemos garantizar la calidad de nuestros conocimientos.
Principio del control dúo
El principio de los 4 ojos, también conocido como principio de doble control, es un principio importante que se aplica para reducir riesgos y errores y prevenir el fraude. El principio significa que cualquier transacción o acción potencialmente arriesgada debe ser supervisada por al menos dos personas. El principio de control dúo es una medida importante para garantizar la integridad y la seguridad de los procesos empresariales.
Responsable de Cumplimiento
El cumplimiento total está bajo la atenta mirada del responsable de cumplimiento. Este funcionario está especialmente formado, educado y dotado de amplios conocimientos de legislación y jurisprudencia nacional y extranjera. El responsable de cumplimiento garantiza que los procesos internos cumplen los requisitos legales y también mantiene el contacto con las partes externas.
La Cámara de Comercio
En consulta con la Cámara de Comercio, comprobamos periódicamente si se han producido cambios en los requisitos de las direcciones de registro de empresas.
4. Periodo de conservación
Las empresas deben conservar durante cinco años los registros de la diligencia debida con respecto a sus clientes, las transacciones y los informes.
Cómo lo afrontamos?
Todos los documentos se conservarán de acuerdo con el WWFT durante 5 años tras la finalización del acuerdo entre Flexado y el cliente. Transcurrido este plazo, los documentos serán destruidos. Para todas las preguntas sobre la AVG y los periodos de conservación de documentos, consulta nuestra política de privacidad.
5. Sanciones
Las empresas deben imponer sanciones a las personas o entidades que incumplan las leyes contra el blanqueo de capitales. Esto puede ir desde una advertencia hasta la rescisión de la relación comercial.
Cómo lo afrontamos?
Si las cosas no se ajustan a la legislación, por el motivo que sea, el acuerdo entre Flexado y el cliente se rescindirá unilateralmente de forma inmediata, sin más motivos. De este modo, garantizamos nuestros archivos.
Análisis de riesgos
Flexado ha realizado un exhaustivo análisis de riesgos que identifica las categorías de riesgo de los clientes en función de diversos factores y las medidas correspondientes. Descarga el análisis de riesgos completo a continuación.
