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Compliance als<br>eine Grundlage
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Wir bei Flexado sind der Meinung, dass es wichtig ist, zu wissen, wer unsere Kunden sind und welche Beweggründe sie haben, sich eine Geschäftsadresse zuzulegen. Darüber hinaus ist die Einhaltung der lokalen Gesetzgebung unerlässlich. Wir wissen aus Erfahrung, dass die Einhaltung von Vorschriften ein zeitaufwändiger und komplizierter Prozess sein kann. Deshalb versuchen wir, den gesamten Prozess für alle Beteiligten so einfach und freundlich wie möglich zu gestalten. Durch die Kombination von mehr als 15 Jahren Erfahrung mit den neuesten Entwicklungen in der Technologie und durch die Zusammenarbeit mit führenden Partnern aus verschiedenen Branchen ist es uns gelungen, diesen Prozess vollständig zu automatisieren. Wir sorgen für eine vollständige Akte, die immer auf dem neuesten Stand ist, und zwar auf eine Weise, die noch nie so einfach war.
Da Flexado Immobilien vermittelt und die daraus resultierenden Transaktionen abwickelt, fällt Flexado unter die Anti-Geldwäsche-Gesetzgebung.
In den Niederlanden ist dies das WWFT (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) und international wird diese Gesetzgebung als AML (Anti-Money Laundering) bezeichnet.
Es ist ein Gesetz zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Unternehmen, die unter diese Gesetzgebung fallen, müssen Maßnahmen ergreifen, um diese Praktiken zu verhindern, und sie müssen die vom Gesetz auferlegten Verpflichtungen einhalten. Dazu gehören die Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden und die Meldung ungewöhnlicher Transaktionen. Die Nichteinhaltung von Gesetzen kann zu Sanktionen, Bußgeldern oder sogar Strafanzeigen führen.
Die AML-Gesetzgebung gilt weltweit und wird oft in Verbindung mit Know Your Customer (KYC) und Know Your Business (KYB) Richtlinien umgesetzt.
1. Kundenumfrage
Unternehmen müssen Identifizierungs- und Überprüfungsverfahren einführen, um die Identität ihrer Kunden festzustellen. Dazu gehört das Sammeln von Informationen über Art und Zweck der Geschäftsbeziehung sowie die Überwachung und Bewertung der Risiken der Transaktion.
Wie können wir damit umgehen?
Der erste Schritt bei der Kundenrecherche ist KYB. Dabei werden Informationen über die Adresse des Unternehmens, die Rechtsform, die Registrierungsnummer des Unternehmens, die Anteilseigner, die Geschäftsführer, die Geschäftsaktivitäten und andere relevante Daten erfasst. Mit der Kenntnis von mehr als 180 Handelsregistern mit über 200 Millionen Unternehmen können wir die Unternehmensstruktur einfach und schnell abbilden.
Anhand der daraus resultierenden Daten werden die zu untersuchenden Personen bestimmt. Die KYC-Prüfung. Die KYC-Anforderungen können von Land zu Land variieren, aber im Allgemeinen sollten die folgenden Informationen angefordert werden:
Vorname und NachnameAdresse DetailsAusweispapiereÜberprüfung der AusweispapiereHochentwickelte biometrische Algorithmen werden verwendet, um zu überprüfen, ob die zugestellten Dokumente echt und gültig sind und ob die betreffende Person auch die Person auf dem Dokument ist. Die KI-gesteuerte ID-Verifizierung wird von Experten überprüft, die alle automatischen ID-Verifizierungen überwachen und mögliche Systemfehler, Betrugsversuche oder Ausfälle entfernen. Die zu diesem Zweck verwendeten Systeme und Prozesse sind alle nach ISO 27001, ISO 27017 und ISO 27018 zertifiziert. Dies gewährleistet die Qualität des Prozesses und den Schutz der Privatsphäre unserer Kunden.
2. Berichtspflicht
Unternehmen sind verpflichtet, ungewöhnliche Transaktionen an die Financial Intelligence Unit (FIU) zu melden. Dies sind Transaktionen, bei denen der Verdacht besteht, dass sie mit Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung in Verbindung stehen.
Wie können wir damit umgehen?
Eine ungewöhnliche Transaktion ist eine Transaktion, die vom normalen Zahlungsverhalten eines Kunden abweicht und bei der der Verdacht besteht, dass sie mit Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung zusammenhängt. Wenn eine solche Transaktion entdeckt wird, wird sie an die Financial Intelligence Unit (FIU) Niederlande gemeldet. Die FIU prüft, ob ein Verdacht auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung besteht und kann diese Informationen an Ermittlungsbehörden weitergeben.
3. Interne Verfahren und Kontrollen
Unternehmen müssen über wirksame interne Verfahren und Kontrollen verfügen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Dazu gehören die Ernennung eines Managers, die Schulung der Mitarbeiter und die Einführung von Verfahren und Kontrollen.
Wie können wir damit umgehen?
Um die Integrität und Qualität der juristischen Prozesse zu gewährleisten, stützt sich Flexado auf eine Reihe von Schlüsselaspekten und Prinzipien.
Legal8
Anhand der daraus resultierenden Daten werden die zu untersuchenden Personen bestimmt. Die KYC-Prüfung. Die KYC-Anforderungen können von Land zu Land variieren, aber im Allgemeinen sollten die folgenden Informationen angefordert werden:
Ausbildung
Um sicherzustellen, dass das Wissen immer auf dem neuesten Stand ist, werden jährlich mehrere Fortbildungskurse besucht (organisiert von Legal8). Indem wir das gesamte Flexado-Team zur Teilnahme an diesen Schulungen verpflichten, gewährleisten wir ein umfassendes Verständnis der (inter)nationalen Gesetzgebung und können die Qualität unseres Wissens garantieren.
Duo-Steuerungsprinzip
Das 4-Augen-Prinzip, auch bekannt als Vier-Augen-Prinzip, ist ein wichtiges Prinzip, um Risiken und Fehler zu verringern und Betrug zu verhindern. Das Prinzip bedeutet, dass jede Transaktion oder Handlung, die potenziell riskant ist, von mindestens zwei Personen überwacht werden sollte. Das Duo-Control-Prinzip ist eine wichtige Maßnahme zur Gewährleistung der Integrität und Sicherheit von Geschäftsprozessen.
Compliance-Beauftragter
Die vollständige Einhaltung steht unter dem wachsamen Auge des Compliance-Beauftragten. Dieser Beamte ist speziell geschult, ausgebildet und mit weitreichenden Kenntnissen der in- und ausländischen Gesetzgebung und Rechtsprechung ausgestattet. Der Compliance-Beauftragte sorgt dafür, dass die internen Prozesse den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und hält auch den Kontakt zu externen Parteien.
Die Handelskammer
In Absprache mit der Handelskammer prüfen wir regelmäßig, ob sich die Anforderungen an die Adressen für die Gewerbeanmeldung geändert haben.
4. Aufbewahrungsfrist
Die Unternehmen müssen Aufzeichnungen über ihre Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden, Transaktionen und Berichte fünf Jahre lang aufbewahren.
Wie können wir damit umgehen?
Alle Dokumente werden in Übereinstimmung mit dem WWFT für 5 Jahre nach Beendigung der Vereinbarung zwischen Flexado und dem Kunden aufbewahrt. Nach Ablauf dieser Frist werden die Dokumente vernichtet. Für alle Fragen zu AVG und den Aufbewahrungsfristen für Dokumente lesen Sie bitte unsere Datenschutzrichtlinie.
5. Sanktionen
Unternehmen müssen Sanktionen gegen natürliche oder juristische Personen verhängen, die sich nicht an die Anti-Geldwäsche-Gesetze halten. Dies kann von einer Verwarnung bis hin zur Beendigung der Geschäftsbeziehung reichen.
Wie können wir damit umgehen?
Wenn die Dinge nicht im Einklang mit der Gesetzgebung stehen, aus welchem Grund auch immer, wird der Vertrag zwischen Flexado und dem Kunden einseitig und ohne weitere Begründung sofort beendet. Auf diese Weise garantieren wir unsere Dateien.
Risikoanalyse
Flexado hat eine umfassende Risikoanalyse durchgeführt, die die Risikokategorien der Kunden auf der Grundlage verschiedener Faktoren und die entsprechenden Maßnahmen identifiziert. Laden Sie die vollständige Risikoanalyse unten herunter.
