Note de 4,7 - 20 000+ clients aidés
La conformité comme fondement
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Chez Flexado, nous trouvons qu’il est important de savoir qui sont nos clients et quelles sont les motivations qui les poussent à prendre une adresse commerciale. En outre, le respect de la législation locale est essentiel. Nous savons par expérience que la mise en conformité peut être un processus long et compliqué. C’est pourquoi nous nous efforçons de rendre le processus aussi simple et convivial que possible pour toutes les parties concernées. En combinant plus de 15 ans d’expérience avec les développements technologiques récents, et en collaborant avec les partenaires les plus renommés de différents secteurs, nous avons réussi à automatiser entièrement ce processus. Nous garantissons un dossier complet et toujours à jour d’une manière qui n’a jamais été aussi simple.
Étant donné que Flexado sert d’intermédiaire dans le domaine de l’immobilier et traite les transactions qui en résultent, elle tombe sous le coup de la législation contre le blanchiment d’argent.
Aux Pays-Bas, il s’agit de la WWFT (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) et au niveau international, cette législation est appelée AML (Anti-Money Laundering).
Il s’agit d’une loi visant à prévenir le blanchiment d’argent ou le financement du terrorisme. Les entreprises couvertes par cette législation doivent prendre des mesures pour prévenir ces pratiques et se conformer aux obligations imposées par la loi. Il s’agit notamment d’exercer une diligence raisonnable à l’égard des clients et de signaler les transactions inhabituelles. Le non-respect de la législation peut entraîner des sanctions, des amendes, voire des poursuites pénales.
La législation relative à la lutte contre le blanchiment d’argent s’applique dans le monde entier et est souvent mise en œuvre en conjonction avec les directives « Know Your Customer » (KYC) et « Know Your Business » (KYB).
1. Enquête auprès des clients
Les entreprises doivent mettre en œuvre des procédures d’identification et de vérification pour établir l’identité de leurs clients. Il s’agit notamment de recueillir des informations sur la nature et l’objet de la relation d’affaires, de contrôler et d’évaluer les risques de la transaction.
Comment faire face à cette situation?
La première étape de la recherche de clients est KYB. Il s’agit de recueillir des informations sur l’adresse de l’entreprise, sa forme juridique, son numéro d’enregistrement, ses actionnaires, ses directeurs, ses activités commerciales et d’autres données pertinentes. Grâce à notre connaissance de plus de 180 registres du commerce et de plus de 200 millions d’entreprises, nous pouvons facilement et rapidement cartographier la structure des entreprises.
Sur la base des données obtenues, les personnes devant faire l’objet d’une enquête sont déterminées. Le contrôle KYC. Les exigences en matière de connaissance du client peuvent varier d’un pays à l’autre, mais les informations suivantes doivent généralement être demandées :
Prénom et nomCoordonnéesDocuments d'identificationVérification des documents d'identificationDes algorithmes biométriques avancés sont utilisés pour vérifier que les documents fournis sont authentiques et valides et que la personne en question est bien celle qui figure sur le document. Les vérifications d’identité pilotées par l’IA sont examinées par des experts qui contrôlent toutes les vérifications d’identité automatisées et éliminent les éventuelles erreurs du système, les tentatives de fraude ou les échecs. Les systèmes et processus utilisés à cette fin sont tous certifiés ISO 27001, ISO 27017 et ISO 27018. Cela garantit la qualité du processus et la protection de la vie privée de nos clients.
2. Obligation de déclaration
Les entreprises sont tenues de signaler les transactions inhabituelles à la cellule de renseignement financier (CRF). Il s’agit de transactions soupçonnées d’être liées au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme.
Comment faire face à cette situation?
Une transaction inhabituelle est une transaction qui s’écarte des habitudes de paiement d’un client et qui est soupçonnée d’être liée au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme. Lorsqu’une telle transaction est repérée, elle est signalée à la cellule de renseignement financier (CRF) néerlandaise. La CRF évalue s’il existe un soupçon de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme et peut transmettre ces informations aux services d’enquête.
3. Procédures et contrôles internes
Les entreprises doivent disposer de procédures et de contrôles internes efficaces pour garantir le respect des règles. Cela comprend la nomination d’un directeur, la formation du personnel et la mise en place de procédures et de contrôles.
Comment faire face à cette situation?
Pour garantir l’intégrité et la qualité des processus juridiques, Flexado s’appuie sur un certain nombre d’aspects et de principes clés.
Juridique
Sur la base des données obtenues, les personnes devant faire l’objet d’une enquête sont déterminées. Le contrôle KYC. Les exigences en matière de connaissance du client peuvent varier d’un pays à l’autre, mais les informations suivantes doivent généralement être demandées :
Formation
Pour s’assurer que les connaissances sont toujours à jour, plusieurs cours de formation sont suivis chaque année (organisés par le service juridique). En demandant à toute l’équipe de Flexado de participer à ces formations, nous assurons une large compréhension de la législation (inter)nationale et pouvons garantir la qualité de nos connaissances.
Principe du double contrôle
Le principe des quatre yeux, également connu sous le nom de principe du double contrôle, est un principe important appliqué pour réduire les risques et les erreurs et prévenir la fraude. Ce principe signifie que toute transaction ou action potentiellement risquée doit être surveillée par au moins deux personnes. Le principe de contrôle en duo est une mesure importante pour garantir l’intégrité et la sécurité des processus commerciaux.
Responsable de la conformité
La conformité totale se fait sous l’œil vigilant du responsable de la conformité. Cet agent est spécialement formé, instruit et doté d’une connaissance approfondie de la législation et de la jurisprudence nationales et étrangères. Le responsable de la conformité veille à ce que les processus internes soient conformes aux exigences légales et maintient également le contact avec les parties externes.
La Chambre de Commerce
En concertation avec la chambre de commerce, nous vérifions régulièrement si les exigences relatives aux adresses d’enregistrement des entreprises ont été modifiées.
4. Période de conservation
Les entreprises doivent conserver pendant cinq ans les documents relatifs aux contrôles préalables, aux transactions et aux rapports concernant leurs clients.
Comment faire face à cette situation?
Tous les documents seront conservés conformément à la WWFT pendant 5 ans après la fin de l’accord entre Flexado et le client. Passé cette période, les documents seront détruits. Pour toute question concernant le programme AVG et les périodes de conservation des documents, veuillez vous référer à notre politique de confidentialité.
5. Les sanctions
Les entreprises doivent imposer des sanctions aux personnes ou entités qui ne respectent pas les lois anti-blanchiment. Cela peut aller d’un avertissement à la rupture de la relation commerciale.
Comment faire face à cette situation?
En cas de non-conformité à la législation, pour quelque raison que ce soit, l’accord entre Flexado et le client sera résilié unilatéralement et immédiatement, sans autre motif. Nous garantissons ainsi nos dossiers.
Analyse des risques
Flexado a réalisé une analyse de risque complète qui identifie les catégories de risque des clients sur la base de différents facteurs et les mesures correspondantes. Télécharger l’analyse de risque complète ci-dessous.
