Beoordeling 4,7 — meer dan 20.000 klanten geholpen
Compliance als fundament
Meer informatieLocatie toevoegen
Bij Flexado vinden wij het belangrijk om te weten wie onze klanten zijn en wat hun beweegredenen zijn voor het afnemen van een maatschappelijke zetel. Daarnaast is het essentieel dat wordt voldaan aan de lokale wetgeving.
Uit ervaring weten wij dat compliance een tijdrovend en complex proces kan zijn. Daarom doen wij er alles aan om het volledige proces voor alle betrokken partijen zo eenvoudig en gebruiksvriendelijk mogelijk te maken.
Door meer dan 15 jaar ervaring te combineren met de recente technologische ontwikkelingen én door samen te werken met toonaangevende partners uit verschillende sectoren, hebben wij dit proces volledig geautomatiseerd.
Wij zorgen voor een volledig dossier dat steeds up-to-date is, op een manier die nog nooit zo eenvoudig was.
Omdat Flexado bemiddelt in onroerende goederen en de daaruit voortvloeiende transacties verwerkt, valt Flexado onder de antiwitwaswetgeving.
In België betreft dit de antiwitwaswetgeving (Wet ter voorkoming van witwassen en de financiering van terrorisme), en internationaal wordt deze regelgeving aangeduid als AML (Anti-Money Laundering).
Het betreft een wet die tot doel heeft te voorkomen dat geld wordt witgewassen of terrorisme wordt gefinancierd. Bedrijven die onder deze wetgeving vallen, moeten maatregelen nemen om dergelijke praktijken te voorkomen en dienen zich te houden aan de verplichtingen die de wet voorschrijft. Daaronder vallen onder meer het cliëntenonderzoek en het melden van ongebruikelijke transacties. Wanneer niet aan de wetgeving wordt voldaan, kan dit leiden tot sancties, boetes of zelfs strafrechtelijke vervolging.
De AML-wetgeving is wereldwijd van toepassing en wordt vaak toegepast in combinatie met de Know Your Customer (KYC)- en Know Your Business (KYB)-richtlijnen.
Compliance & documenten aanleveren
1. Cliëntenonderzoek
Bedrijven moeten identificatie- en verificatieprocedures uitvoeren om de identiteit van hun klanten vast te stellen. Dit houdt in dat zij informatie verzamelen over de aard en het doel van de zakelijke relatie, evenals het monitoren en beoordelen van de risico’s van de transactie.
Hoe gaan wij hiermee om?
De eerste stap in het cliëntenonderzoek is KYB. Hierbij wordt informatie over het adres van de maatschappelijke zetel, de rechtsvorm, het ondernemingsnummer, de aandeelhouders, bestuurders, de bedrijfsactiviteiten en andere relevante gegevens verzameld. Door inzicht in meer dan 180 handelsregisters met meer dan 200 miljoen bedrijven brengen wij de bedrijfsstructuur eenvoudig en snel in kaart.
Op basis van de hieruit voortvloeiende gegevens wordt bepaald welke personen onderzocht moeten worden. De KYC-controle. De KYC-vereisten kunnen per land verschillen, maar in het algemeen dienen de volgende gegevens opgevraagd te worden:
Voor- en achternaamAdresgegevensIdentificatiedocumentenVerificatie van identificatiedocumentenMet behulp van geavanceerde biometrische algoritmen wordt nagegaan of de aangeleverde documenten authentiek en geldig zijn en of de betrokken persoon overeenstemt met de persoon op het document. De AI-gestuurde identiteitsverificatie wordt gecontroleerd door deskundige beoordelaars, die toezicht houden op alle geautomatiseerde verificaties en mogelijke systeemfouten, fraudepogingen of mislukkingen opsporen en uitsluiten.
De systemen en processen die hiervoor worden gebruikt, zijn allemaal ISO 27001-, ISO 27017- en ISO 27018-gecertificeerd. Zo worden de kwaliteit van het proces en de bescherming van de persoonsgegevens van onze klanten gewaarborgd.
2. Meldingsplicht
Bedrijven zijn verplicht om ongebruikelijke transacties te melden aan de Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI). Dit zijn transacties waarbij het vermoeden bestaat dat ze verband houden met witwassen of de financiering van terrorisme.
Hoe gaan wij hiermee om?
Een ongebruikelijke transactie is een transactie die afwijkt van het normale betaalpatroon van een klant en waarbij het vermoeden bestaat dat deze verband kan houden met witwassen of de financiering van terrorisme. Wanneer een dergelijke transactie wordt vastgesteld, wordt dit gemeld aan de Financial Intelligence Unit (FIU) Nederland. De FIU beoordeelt of er sprake is van een vermoeden van witwassen of de financiering van terrorisme en kan deze informatie doorgeven aan de opsporingsdiensten.
3. Interne procedures en controles
Bedrijven moeten doeltreffende interne procedures en controles hebben om de correcte naleving van de regelgeving te waarborgen. Dit omvat onder meer het aanstellen van een verantwoordelijke, het opleiden van personeel en het vastleggen van procedures en controles.
Hoe gaan wij hiermee om?
Om de integriteit en kwaliteit van de wettelijke procedures te waarborgen, steunt Flexado op een aantal belangrijke aspecten en principes.
Legal8
Op basis van de hieruit voortvloeiende gegevens wordt bepaald welke personen onderzocht moeten worden. De KYC-controle. De KYC-vereisten kunnen per land verschillen, maar in het algemeen dienen de volgende gegevens opgevraagd te worden:
Opleidingen
Om ervoor te zorgen dat de kennis steeds actueel blijft, worden er jaarlijks meerdere opleidingen gevolgd (georganiseerd door Legal8). Door het volledige Flexado-team te verplichten deze opleidingen te volgen, zorgen wij voor een brede kennis van de (inter)nationale wetgeving en kunnen wij de kwaliteit van onze expertise waarborgen.
Vierogenprincipe
Het vierogenprincipe, ook wel bekend als het dual control principle, is een belangrijk principe dat wordt toegepast om risico’s en fouten te beperken en fraude te voorkomen. Het principe houdt in dat elke transactie of handeling die potentieel risicovol is, door minstens twee personen moet worden gecontroleerd. Het dual control principle is een belangrijke maatregel om de integriteit en veiligheid van de bedrijfsprocessen te waarborgen.
Compliance officer
De volledige compliance staat onder toezicht van de compliance officer. Deze officer is specifiek opgeleid en beschikt over diepgaande kennis van zowel nationale als internationale wetgeving en jurisprudentie. De compliance officer ziet erop toe dat de interne processen voldoen aan de wettelijke vereisten en onderhoudt eveneens het contact met externe partijen.
De KBO
In samenspraak met de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) controleren wij regelmatig of er wijzigingen zijn in de vereisten voor adressen van de maatschappelijke zetel.
4. Bewaartermijn
Ondernemingen moeten de gegevens van hun cliëntenonderzoek, transacties en meldingen gedurende vijf jaar bewaren.
Hoe gaan wij hiermee om?
Alle documenten worden conform de antiwitwaswetgeving tot 5 jaar na beëindiging van de overeenkomst tussen Flexado en de klant bewaard. Na deze periode worden de documenten vernietigd. Voor alle vragen over de GDPR en de bewaartermijn van de documenten verwijzen wij u graag naar ons privacybeleid.
5. Sancties
Ondernemingen moeten sancties opleggen aan personen of entiteiten die zich niet houden aan de antiwitwaswetgeving. Dit kan variëren van een waarschuwing tot het beëindigen van de zakelijke relatie.
Hoe gaan wij hiermee om?
Wanneer zaken om welke reden dan ook niet in overeenstemming zijn met de wetgeving, wordt de overeenkomst tussen Flexado en de klant per onmiddellijk en zonder verdere motivering eenzijdig beëindigd. Op die manier staan wij garant voor onze dossiers.
Risicoanalyse
Flexado heeft een uitgebreide risicoanalyse opgesteld waarin op basis van verschillende factoren wordt bepaald onder welke risicocategorieën de klanten vallen en welke maatregelen daarbij horen. Download hieronder de volledige risicoanalyse.
