Een volledig
geautomatiseerd proces
“If you can’t explain it simply, you don’t understand it well enough.”
Albert Einstein
Bij Flexado vinden we het belangrijk om te weten wie onze klanten zijn en wat de beweegredenen zijn voor het afnemen van een zakelijk adres. Daarnaast is het essentieel dat wordt voldaan aan de lokale wetgeving. Uit ervaring weten we dat de compliance een tijdrovend en ingewikkeld proces kan zijn. Daarom doen wij er alles aan om het volledige proces voor alle betrokken partijen zo eenvoudig en vriendelijk mogelijk te maken. Door 13+ jaar ervaring te combineren met de recente ontwikkelingen op technologisch gebied én door samenwerkingen aan te gaan met de meest vooraanstaande partners uit verschillende branches hebben we dit proces volledig weten te automatiseren. Wij dragen zorg voor een volledig dossier dat altijd up-to-date is op een manier die nog nooit zó eenvoudig was.
Omdat Flexado bemiddelt in onroerende zaken en de daaruit voortvloeiende transacties verwerkt valt Flexado onder de anti-witwas wetgeving. In Nederland is dat de WWFT (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) en internationaal gezien wordt deze wetgeving aangeduid als de AML (Anti-Money Laundering).
Het is een wet die tot doel heeft om te voorkomen dat geld wordt wit gewassen of terrorisme wordt gefinancierd. Bedrijven die onder de deze wetgeving vallen moeten maatregelen treffen om deze praktijken te voorkomen en dienen zich te houden aan de verplichtingen die de wet voorschrijft. Daaronder vallen onder andere het cliëntenonderzoek en het melden van ongebruikelijke transacties. Wanneer niet aan de wetgeving wordt voldaan kan dit leiden tot sancties, boetes of zelfs strafrechtelijke vervolging.
De AML-wetgeving is wereldwijd van toepassing en wordt vaak geïmplementeerd in combinatie met de Know Your Customer (KYC) en de Know Your Business (KYB) richtlijnen.
De belangrijkste verplichtingen zijn
1. Cliëntenonderzoek
Bedrijven moeten identificatie- en verificatieprocedures uitvoeren om de identiteit van hun klanten vast te stellen. Dit omvat het verzamelen van informatie over de aard en het doel van de zakelijke relatie, het monitoren en het beoordelen van de risico’s van de transactie.
2. Meldingsplicht
Bedrijven zijn verplicht om ongebruikelijke transacties te melden bij de Financial Intelligence Unit (FIU). Dit zijn transacties waarvan het vermoeden bestaat dat ze verband kunnen houden met witwassen of financiering van terrorisme.
3. Interne procedures en controle
Bedrijven moeten effectieve interne procedures en controles hebben om de correct naleving van de compliance te waarborgen. Dit omvat onder andere het aanstellen van een verantwoordelijke, het trainen van personeel en het vastleggen van procedures en controles.
4. Bewaartermijn
Bedrijven moeten de gegevens van hun cliëntenonderzoek, transacties en meldingen gedurende vijf jaar bewaren.
5. Sancties
Bedrijven moeten sancties opleggen aan personen of entiteiten die zich niet houden aan de anti-witwas wetgeving. Dit kan variëren van een waarschuwing tot het beëindigen van de zakelijke relatie.
Hoe gaat Flexado om met deze verplichtingen?
1. Cliëntonderzoek
De eerste stap in het cliëntonderzoek is KYB. Hierbij worden informatie over het bedrijfsadres, de rechtsvorm, het bedrijfsregistratienummer, de aandeelhouders, bestuurders, de bedrijfsactiviteiten en andere relevante gegevens verzameld. Door inzicht in meer dan 180 handelsregisters met 200+ miljoen bedrijven brengen we gemakkelijk en snel de bedrijfsstructuur in kaart.
Op basis van de hieruit voortvloeiende gegevens wordt bepaald welke personen moeten worden onderzocht. De KYC-check.
De KYC-vereisten kunnen per land verschillen, maar over het algemeen dienen de volgende gegevens te worden opgevraagd:
- Voor- en achternaam
- Adresgegevens
- Identificatiedocumenten
- Verificatie van identificatiedocumenten
Met behulp van geavanceerde biometrische algoritmen wordt geverifieerd of de aangeleverde documenten echt en geldig zijn en of de persoon in kwestie ook de persoon op het document is. De AI-gestuurde ID-verificatie wordt beoordeeld door deskundige beoordelaars, die toezicht houden op alle geautomatiseerde ID-verificaties en mogelijke systeemfouten, fraudepogingen of mislukkingen verwijderen. De systemen en processen die hiervoor gebruikt worden zijn allemaal ISO 27001, ISO 27017 en ISO 27018 gecertificeerd. Zo worden de kwaliteit van het proces en de privacybescherming van onze klanten gegarandeerd.
Hieronder een vereenvoudigde weergave van het proces.
2. Meldingsplicht
Een ongebruikelijke transactie is een transactie die afwijkt van het normale betaalpatroon van een klant en waarbij het vermoeden bestaat dat deze verband kan houden met witwassen of financiering van terrorisme. Wanneer een dergelijke transactie wordt gesignaleerd zal dit gemeld worden bij de Financial Intelligence Unit (FIU) Nederland. De FIU beoordeelt of er sprake is van een verdenking van witwassen of financieren van terrorisme en kan deze informatie doorgeven aan opsporingsdiensten.
3. Interne procedures en controles
Om de integriteit en de kwaliteit van de wettelijke processen te waarborgen berust Flexado zich op een aantal belangrijke aspecten en principes.
Legal8
Het volledige wettelijke aspect en de daarmee gemoeide processen worden nauwkeurig getoetst, beoordeeld en eventueel aangescherpt door onze juridische partner Legal8 B.V. (KvK: 30284374).
Trainingen
Om ervoor te zorgen dat de kennis altijd actueel is worden er jaarlijks meerdere trainingen gevolgd (georganiseerd door Legal8). Door het voltallige Flexado team te verplichten deze trainingen te volgen dragen we zorg voor een breed begrip van de (inter)nationale wetgeving en kunnen we de kwaliteit van onze kennis waarborgen.
Duo control principle
Het 4-ogen principe, ook wel bekend als het dual control principle, is een belangrijk principe dat wordt toegepast om risico’s en fouten te verminderen en fraude te voorkomen. Het principe houdt in dat elke transactie of actie die potentieel risicovol is, moet worden gecontroleerd door ten minste twee personen. Het duo control principle is een belangrijke maatregel om de integriteit en veiligheid van de bedrijfsprocessen te waarborgen.
Compliance Officer
De volledige compliance staat onder toeziend oog van de compliance officer. Deze officer is speciaal getraind, opgeleid en uitgerust met vergaande kennis over binnen- en buitenlandse wetgeving en jurisprudentie. De compliance officer ziet erop toe dat interne processen voldoen aan de wettelijke eisen en onderhoud eveneens het contact met externe partijen.
De KvK
In samenspraak met de KvK controleren wij regelmatig of er wijzigingen zijn in de vereisten voor zakelijke registratieadressen.
4. Bewaartermijn
Alle documenten worden conform de WWFT tot 5 jaar na beëindiging van de overeenkomst tussen Flexado en de klant bewaard. Na deze periode worden de documenten vernietigd. Voor alle vragen over de AVG en de bewaartermijn van de documenten verwijzen we graag door naar ons privacybeleid.
5. Sancties
Wanneer zaken niet in lijn zijn met de wetgeving, om wat voor een reden dan ook, wordt de overeenkomst tussen Flexado en de klant per direct, zonder verdere opgaaf van reden, eenzijdig beëindigd. Op deze manier staan we garant voor onze dossiers.
Risicoanalyse
Flexado heeft een uitvoerige risicoanalyse gemaakt waarin op basis van verschillende factoren wordt bepaald onder welke risicocategorieën de klanten vallen en wat de bijbehorende maatregelen zijn. Download hieronder de volledige risicoanalyse.
Heb je vragen over onze diensten, prijzen
of beschikbaarheid? Neem gerust contact met ons op.
Vind belangrijke artikelen en
antwoord op veelgestelde vragen.
Meest gestelde vragen
Voor welke periode verbind ik me aan Flexado?
Een overeenkomst met Flexado is voor onbepaalde tijd met een minimale looptijd van 6 maanden. Zo kunnen wij onze klanten zekerheid bieden voor hun bedrijfsvoering.
Wat is de inkomstenverdeling tussen Flexado en mij?
Als partner van Flexado ontvang je inkomsten:
- Vergaderruimte 70%.
- Werkplekken en dagkantoren 70%.
- Virtueel kantoor 50%.
- Vaste kantoorruimte: 90% over het eerste jaar.
Hoe vaak word ik uitbetaald?
In je eigen MyFlexado portal heb je een overzicht van de klanten die ingeschreven staan op jouw locatie. Maandelijks betaalt Flexado automatisch het door jou te ontvangen commissie bedrag. Je hoeft daarvoor geen factuur meer te sturen.
Kan ik meerdere locaties aanmelden?
In de portal kun je meerdere locaties toevoegen.
Hoe ontvang ik een aanmelding van een nieuwe klant?
Zodra wij een aanmelding ontvangen voor jouw locatie zullen wij je hiervan per e-mail op de hoogte brengen. In deze e-mail ontvang je alle noodzakelijke informatie. Bij een virtueel kantoor kun je denken aan een bedrijfsnaam, contactpersoon, startdatum en een postinstructie.
Kan ik Flexado volledig mijn virtuele klanten laten beheren?
Het is mogelijk om al je virtuele klanten onder te brengen bij Flexado. Wij faciliteren het hele proces, het enige wat jij nog hoeft te doen is het verwerken van de post.
Kan ik klanten of bedrijven weigeren?
Je mag altijd zelf bepalen of je een klant accepteert of niet.
Ook gedurende de periode dat iemand klant is, kun je ervoor kiezen om de klant te weigeren.
